在信息化的项目管理中

2019-08-12 03:47

由于信息社会的发展,政府职能已经发生了转变,政府越来越多的采用信息化方案。然而,信息化办公方式虽然在政府领域得到了初步发展,但是在进一步向政府推进信息化方案时,仍然遇到了不少问题。大部分的政府单位没有接触过信息化方案,所以对其并不认可,需要对其进行启发。主要原因表现在以下几个方面:第一,没有启发政府的需求。信息方案只有当符合客户需求时才有可能被接受并采用。目前,推动信息化方案的项目经理或其他负责人,收集政府信息时,往往是从该政府的网站上直接搜索下载,然后根据自己所了解的有限的信息制定一套信息化方案,并向政府客户进行推荐。这种没有经过调研、更没有和客户进行沟通的方案,可想而知,它一定不会让政府客户产生兴趣,更不会启发政府客户来使用他们提供的信息化方案。第二,决策者接触不到信息化项目方案。有些政府单位的方案虽然经过了调研,也和政府相关人员沟通过,所制定的方案具有启发性和针对性,基本符合政府客户实际工作的需要,但是该方案往往会被政府的相关部门搁置起来,因为一份方案的生死通常是由信息化主管领导根据自身的工作安排来决定的。第三,项目缺乏资金支持。政府使用资金时往往受到预算体制的限制,而要实现信息化方案必须得到资金的支持。因此,经常是政府已经对某一信息化方案认可,但是由于达不到资金预算的要求,没有足够的经费导致项目无法实施。第四,信息化项目对现有管理模式存在挑战。小型的、单一的方案虽然容易应用和实现,但是由于功能简单,涉及的内部部门少,所以对内部管理体制基本没有什么影响。大型的、综合性的信息化方案,虽然涉及内部部门较多,但是通常会改变政府内部的权力分配和现有的管理模式,因此在实施时也受到阻力。除此之外,还存在着诸多问题。比如:审批程序的复杂性,需要签字盖章的各类报告、申请等通过邮递方式进行传递,不仅仅浪费了大量的时间,而且从某种程度上影响了政府以及群众的利益;政府官员由于有较多的机会外出办公,从而导致不能够正常的反馈信息或者对下属进行下达指令,影响了电子政务系统办公的高效性;政府机密信息通过网络传递时,网络的安全性对国家未来的经济、军事都有着巨大的影响;政府与群众的信息交流存在着障碍,影响国家的进步以及人民的利益。

自从有了信息化的项目管理业务此业务就一直在不断的完善和丰富。在不同的阶段,不同的行业有着鲜明的不同于其他管理的特点。随着社会的发展,时代的进步,项目管理者也在不断地丰富和检验着这一理论。在实践中,通过详细的分析和总结,从中找出共性,给信息化的政府管理业务推动作用。

二、如何完善信息化的项目管理建设

(二)国外现状

在信息化的政府项目管理业务中如何减少项目风险是每一个政府客户和项目经理都应该考虑的问题。政府作为特殊的信息化项目主体,几乎不能接受任何风险。但是,信息化的项目管理依赖于网络,网络风险又是不可避免的,由此看来,在信息化的项目管理中,风险也是真实存在的。要想做好风险管理,就要首先对风险进行识别,然后对其进行定量分析和定性分析,之后制定风险管理计划,最后实施风险管理计划,对其进行风险监督和控制。在政府信息化项目管理业务中,认真的制定风险管理应急预案,有利于将损害程度降到最低,从而使政府可以接受,促使项目顺利进行。由此可知,在信息化的政府项目管理业务中,要对网络风险进行认真的考虑,无论风险何时发生,都要有切实有效的风险预案,避免给政府项目带来恶劣影响和重大损失。

三、总结

传统政府办公是由传统手工、封闭、纸面的运作方式构成“一站式”的政府办公模式,而随着信息与通信技术的广泛应用,不仅为政府管理提供了新型的技术手段,还对政府办公提出了更高的要求。不仅要求政府管理工作的高效率,还要求高质量,进而提高政府部门的服务水平,这样才能够满足政府与群众的要求。为此适应网络时代的“一网式”新模式应运而生。与此同时,随着电子政务解决方案的诞生,使政府管理和服务职能的运作方式由传统手工、封闭的方式转换为自动的、信息化的开放方式,运作方式的转变使得政府管理工作效率以及质量显著提高,除此之外,决策的透明度也有了显著提高。并且随着科学技术以及网络技术的不断提高,各类应用办公网站、数据库服务器以及信息分析系统等设备以及软件的应用,使得电子政务平台的构建不断得到完善。政府办公的信息化极大的提高了政府办公的效率以及质量。

(一)政府项目管理业务的分类

要想销售自己的产品,首先要做到的就是和客户沟通。只有了解客户的需求,才能给客户提供满足其需要的服务。因此,推进信息化的经理应该及时和政府相关部门的负责人进行沟通,挖掘并把握政府客户的需求。目前,我国政府主要将信息化方案应用到社会管理和公共服务上,因此信息化方案的研发者应该更注重在这两方面的研究,引导政府客户更好的服务于社会、服务于公民。另外,我们还不能忽视和决策者进行沟通。要知道政府内部之间的沟通并不总是顺畅无阻的有时候也会出现偏差或断层的现象。然而,政府客户当发现这些问题时通常不会理会先前的种种原因,而是要求重新制定方案。由此一来,既浪费了人力物力、又浪费了时间。因此,为了保证信息化项目能顺利进行,项目的推进人必须和项目的决策者经常保持沟通、联系,及时发现问题、解决问题,这样既节省了时间,又避免了信息化项目全部返工所带来的不必要的麻烦。除此之外,综合的、复杂的政府信息化项目管理业务一般不会只涉及一个业务部门,往往与政府单位内的多个单位息息相关。所以,在进行沟通交流时,还必须关注其他业务部门的需求,通过保证和多个业务部门建立联系,来确保信息化的政府项目管理业务的顺利进行。

(三)应急方案的准备

在国外,运营商很早就开始关注行业市场,并有了专门针对行业的信息化解决方案,国外的运营商对企业进行细分,划分为金融、旅游、公共事业、配送、运输等行业,根据不同的行业性质,设计不同的信息化方案。随着时间的推移和科技的发展,信息化的解决方案也已经变得越来越成熟。与此同时,运营商在政府领域也对信息化方案进行了推行,帮助政府采购信息化项目管理的业务。目前,信息化技术的发展提高了政府的办公效率,提供了新的为公共服务的手段,对政府项目管理业务起到了不可忽视的作用。虽然,信息化应用到政府领域的时间远远落后于其他行业引进信息化的时间,但是信息化的办公方式已经越来越受到政府的重视。相信在不久的将来,信息化的政府项目管理业务能更好的为政府服务、为人民服务、为社会服务。

作者:方徐丰 单位:浙江省台州经济开发区经济发展局

一、现状与存在的问题

(三)国内现状

政府管理项目按照资金的来源,可以分为政府投资性资金项目和非政府投资性资金项目。完全是政府进行投资的项目,称之为政府投资性资金项目,政府应该从项目本身对项目进行管理,争取做到每个细节都要发挥政府的管理职能。针对非政府性投资项目,即政府为其投入部分资金的项目,政府虽不能从项目本身对其进行管理,但也要做到从宏观上对其进行管理。政府管理项目按项目投资规模的大小层级、涉及的领域范围等划分为基础建设投资项目、固定资产投资项目、重大建设项目。按照对投资项目审批制度,将投资项目分为审批制项目、备案制项目、核准制项目。虽然政府项目管理业务的类型多而且复杂,但是政府也应该从信息化的角度,对项目的安排、审核、审批、备案、编制规划程序等多个方面进行管理。

在国内,随着科学技术的发展和创新,推动了信息化项目在政府项目管理业务中的推广和应用。之后,也出现了不少关于政府信息化的研究著作。随后,信息化手段的应用,尤其是信息化方案在促进转换相关政府职能、改变政府管理模式等方面的应用越来越多。在推动信息化的过程中,许多优秀的项目管理案例已经应运而生。与此同时,基于我国的国情和人们原有思想意识的保留,信息化推进的效果却不尽人意,有些政府单位由于自身的经济条件不够或内部沟通断层等原因还没有应用信息化项目。这就需要我国的相关部门找出影响信息化管理业务在政府领域应用程度不高的原因,从而及时的进行全面推进。

(二)加强政府信息化项目中的风险管理

(四)与传统政府办公模式的对比

(五)存在的问题

(一)促进和政府客户的沟通

信息化项目的采用在提高技术的同时,往往可能会改变政府内部权利的分配。所以,在选择信息化项目时,如果注意考虑到这一点,可以大大减少项目进行时出现的阻力,从而降低项目半途而废的风险。随着信息化在政府部门的推广,政府部门的大部分项目都已采用信息化管理的方式。但是,有些项目必须对其进行严格的保密。所以,信息化在这些项目中并未得到应用。针对这一现象,信息化方案的研发者,有必要在信息安全上下一番功夫。比如:设计密码、密钥的管理体系,网络监控安全监管体系,网络信任体系等信息化管理体系。还要设置远程控制,不仅要控制信息的传送,如果出现信息被窃取的情况,系统能及时发出警报提醒,利用远程控制功能对被窃的信息进行删除或跟踪。建设统一规划的政府内、外网体系,分层、分域、分级保障保密信息的安全,从而保证国家秘密的安全性。